Hogyan lesz a létszámleépítésből versenyelőny?
Az állami intézmények hatékonyságnövelésének öt pontja
A kormányzati szándék mellett a költségvetési szigor kényszere adhatja a végső lökést a hatékonyabb és eredményesebb működéshez.
2010. november 3. 17:37

A Public Sector Consulting (PSC) tanácsadó cég ügyvezetője, Varga Zsigmond szerint a kormányzati létszámleépítés gondolata megalapozott: a modern kor elvárásának és az egyre növekvő állampolgári igényeknek történő megfeleléshez a jelenlegi államhatalmi struktúrában olyan szerkezeti átalakítások szükségesek, amelyeknek elengedhetetlen része a beharangozott létszámleépítés. Éppen ezért a napirenden lévő kérdés hosszú távon a fejlődés, a takarékos modern állam megteremtésének záloga lehet.

A kormány döntött arról, hogy a közszférában 10%-os létszámcsökkentést és 5%-os költségcsökkentést kell megvalósítani. (Matolcsy György nemzetgazdasági miniszter október 30-i bejelentése a 690 ezer fős közszférában várható 25-30 ezres létszámcsökkentésről) Ezen intézkedések végrehajtása a legtöbb vezető számára kellemetlen és nehéz feladat – de ha nem a fűnyíróelvet alkalmazzák, ez a kényszer felhasználható az állami, kormányzati (háttér-) intézmények működési hatékonyságának jelentős javítására, a régóta halogatott szervezeti működés korszerűsítésére.

Varga Zsigmond, a Public Sector Consulting tanácsadó cég szakértője az állami intézmények számára 5+1, a nemzetközi gyakorlatban bevált megoldási lehetőséget javasol a költségcsökkentésre és a létszámleépítésre, amelyek segítségével a kényszerű intézkedésekből akár előny is kovácsolható.

1.  A fűnyíróelv alkalmazása súlyos károkat okozhat – érdemes tehát a létszám- és költségcsökkentést alapos struktúra-átalakítással kezdeni.

Mint minden szervezetnél, az állami intézményeknél is a feladatok elosztása és a munkatársak leterheltsége nem egyenletes. Bizonyos pozíciókban nagyon sok túlórával képesek csak ellátni a feladatokat, más esetekben viszont nagyon kevés munka jut egy munkatársra. A szervezeti átvilágítás (ennek részeként például ügymenet-vizsgálat, dokumentáció elemzés) során kiderülhet, hogy bizonyos részlegeknél az előírtnál jelentősebb létszámleépítés, más, túlterhelt szervezeti egységeknél akár bővítés is indokolt lehet. A Public Sector Consulting által javasolt, nemzetközi tapasztalatokra épülő szervezetkorszerűsítési módszerrel akár 20%-nyi alkalmazotti létszám is megspórolható, miközben a teljesítmény növekszik.

2.  Sok közigazgatási, közszolgáltatást nyújtó intézmény – jogszabályból fakadó funkcionalitásaik hasonlósága révén – jól összehasonlítható, szabványosítható és összemérhető tevékenységet végez. Úgynevezett benchmarkok (az adott iparág legjobb gyakorlatából kiinduló összehasonlító elemzések) alapján kialakítható az idealizált működési modell, amely alapján újjá lehet szervezni az intézmény működését. Például a távközlési iparágban az egy alkalmazottra jutó előfizetői létszám, az egészségügyi intézményekben egy standard orvosi beavatkozás költsége – figyelembe véve a komplikációk arányát –, az önkormányzatnál a szabványosnak tekinthető ügy hibamentes elintézésének időigénye, illetve bármely közintézménynél az ügyfél-elégedettség lehet az a mérőszám, amellyel az egyes szervezetek hatékonysága összemérhető. Gyakran kiderül, hogy bizonyos cégek, szervezetek ugyanazt a feladatot 30%-kal több dolgozóval látják el, vagy éppen kétszer akkora költséggel.

3. Sok tartalék található a párhuzamosan működő, de azonos tulajdonossal rendelkező – például jellemzően önkormányzati – intézmények, vállalatok körében. Az elmúlt időszakban elindult összevonások is azt jelzik, hogy jelentős költségmegtakarítást remélnek a fenntartók az intézmények, állami cégek centralizációjától.

Az alábbiakat várhatjuk az összevonások után: olcsóbb és kisebb adminisztráció, az egységes folyamatokból (például egységes informatikai rendszer) eredő megtakarítások, a korábbi párhuzamos feladatok megszűnése, mindezek következtében alacsonyabb létszám. Természetesen mindezen lépések során, ideális esetben a szolgáltatási színvonal nem csökken. Az összevonással közel egyenértékű eredményt hozhat bizonyos (főleg támogató jellegű) tevékenységek egyetlen állami cégbe szervezése.

4. Habár készültek az elmúlt években feladatkataszterek, az állami feladatok részletes megtervezése és lebontása elengedhetetlen. Feladatkataszter alatt értjük azt, hogy az adott állami intézménynek pontosan milyen szolgáltatásokat kell nyújtania, milyen minőségben (vagy mennyiségben), milyen célcsoportnak, milyen egyéb feltételek között. A részletes feladatkataszter elkészítését követően sokkal könnyebb meghatározni, hogy az állami feladatok elvégzéséhez milyen valós erőforrásokra (például hány emberre) van szükség. Ha nem a meglévő munkatársak számából indulunk ki, hanem az elvégzendő feladatokból, akkor valós képet kaphatunk az emberi erőforrás-igényekről, amely nem feltétlenül egyezik meg a jelenlegi dolgozói állománnyal.

5. Jelentős költségek takaríthatóak meg akkor, ha az intézmények tulajdonosai a korszerű és ésszerű, innovatív beruházásokat a költségmegtakarítás lehetősége alapján választják ki. Az energetikai beruházások elavult irodaépületek esetében akár 50-70%-os energia-megtakarítást is eredményezhetnek. Ha az adott intézménynek nincs forrása beruházásra, akkor ma már bérelheti is a korszerűbb eszközöket, és a bérleti díjjal együtt is csökkenhetnek a költségei. A jól tervezett energetikai beruházások 3-4 év alatt megtérülhetnek.

Az új informatikai rendszerek bevezetése akkor éri meg, ha ezáltal gyorsabb, olcsóbb, kevesebb emberi erőforrást igényel a szervezet működése. Nemzetközi tapasztalatok szerint az ésszerűen megtervezett informatikai ügyintézési rendszerek bőven megtérülnek két éven belül, amennyiben a bevezetéssel párhuzamosan a szervezeti működést is átalakítják, és az elektronikus folyamatokra történő átállás következtében az alkalmazotti létszámot is csökkentik.

+1. Ma már az állam is alkalmazhatja a humánus leépítést, vagyis az outplacement-et. A kényszerből leépítendő dolgozóknak karriertanácsokkal, munkahelykereséssel és átképzésekkel olyan hathatós segítséget lehet nyújtani, amellyel az elhelyezkedés sokkal könnyebb lesz. Mindezen tevékenységek finanszírozására ráadásul akár EU-s forrás is igénybe vehető.

Varga Zsigmond szerint Magyarországon a kormányzati szándék mellett a költségvetési szigor kényszere adhatja a végső lökést ahhoz, hogy az állami szervezetek nekilássanak hatékonyabbá és eredményesebbé tenni a működésüket. Ezen átalakításokra a legtöbb országban „békeidőkben”, azaz gazdasági fellendülés esetén általában nem kerül sor, mert nincs rá igazi kényszerítő erő. Ezért áll most nagy lehetőség előtt a kormányzat: az évtizedek óta halogatott működés-korszerűsítés megvalósításával minőségi ugrás következhet be, amelynek hosszú távon a mindennapi ügyintézésben érintett állampolgárok lehetnek a nyertesei.

* * *

Public Sector Consulting Kft. (www.publicsector.hu):

A Public Sector Consulting Kft. az EU-s források hatékony elköltésében, és komplex beruházások megvalósításában segít ügyfeleinek. A tanácsadó cég projektek tervezésével, lebonyolításával, minőségbiztosításával foglalkozik, továbbá segít a közszféra intézményeinek abban, hogy működésük hatékonyabb és eredményesebb legyen. Céljuk, hogy a projektek adminisztratív, szabályszerű lebonyolításán túl azok eredményesek legyenek a projektgazdák számára hosszú távon. Az elmúlt 5 évben összesen több tízmilliárd forint EU-s projekt megtervezését és menedzselését irányították.

Public Sector Consulting Kft.
  • Tusványos örvényei
    Három év nagy idő, három esztendős szünet nagy hiány. De most végre ismét összejött Tusványos, térségünk mára már talán legfontosabb nyári szellemi műhelye. Összejött és robbant is egy hatalmasat.
  • A szerencsétlen lord major
    A főpolgármester eddigi politikai és szakmai tevékenységét lassan ideje lenne már komolyabb elemzés alá vetni, de most arra fókuszálunk, hogy az elmúlt hónapokban négyszer is arcul csapta a budapestieket.
  • Az unió hamis üzenettel csalogatja a migránsokat
    Iparággá vált a migránsokat Európába juttató bűnözés. Az alvilágnak ezt a részét a brüsszeli bürokrácia is segíti, mert olyan üzeneteket küld a kibocsátó térségekbe, hogy támogatja a szervezett migrációt – derül ki Horváth József szavaiból.
  • Széchenyi európaisága a mának is mintát ad
    Széchenyi István Magyarország felemelkedését a korban rohamosan fejlődő Nyugat-Európához való felzárkózásban, és a kontinensnek a kapitalizmus útjára lépett felében kialakított gazdasági minták átvételében látta – mondta Latorcai Csaba államtitkár a Széchenyi Társaság idei dÍjkiosztó ünnepségén a Magyar Tudományos Akadémia épületében.
  • Gyárfásra koncentráltak a rendőrök elejétől fogva
    Kovács Lajos nyugalmazott rendőrezredes tanúkénti meghallgatásával folytatódott ma a Fővárosi Törvényszéken a Fenyő János médiavállalkozó meggyilkoltatása miatt zajló per. Az ezredes éveken át vezette a nyomozást, egészen addig, amíg feljebbvalói parancsra meg kellett szüntetniük, miután egy sor bizonyítékot összegyűjtöttek.
MTI Hírfelhasználó